Bilingual Logistics Coordinator

POSITION: Bilingual Logistics Coordinator
STATUS: Full-Time, Contract until April 28th, 2025
SALARY RANGE: $52,015- $64,499
WORK ENVIRONMENT: Hybrid
REPORTS TO: Director of Operations

The Dementia Society of Ottawa and Renfrew County (DSORC) is a not-for-profit charitable organization that was founded in 1980. DSORC helps people in Ottawa and Renfrew County impacted by dementia by providing guidance and support, social programs, peer engagement, education, information and resources. We serve more than 20,000 people each year within the geographic area of the City of Ottawa and Renfrew County.

JOB SUMMARY
Reporting directly to the Director of Operations, and working in tandem with other team members, you will have the privilege of supporting and collaborating with a close-knit and passionate team that continually strives to perform at their best-those in the community affected by dementia are at the heart of what we do. You will be responsible for maintaining and coordinating an effective and efficient office environment in a hybrid setting for numerous internal and external stakeholders. This is an opportunity to flex your organization and coordination skills as we prepare to enter a new and permanent hybrid working environment. This position will play a key role in supporting and influencing this transition, from roll out of new standard operating procedures, to physical space set up, to vendor coordination.

WORK ENVIRONMENT
This position works within a hybrid model that includes both remote and in-office work. Hours are 8:30am until 4:00pm, with 30 minutes for lunch unless an alternative schedule is agreed upon with your supervisor.

RESPONSIBILITIES
Working closely with the Director of Operations and the Project and Privacy Officer, Logistics Coordinator is responsible to:

Facility Management

• Liaise with and coordinate vendors including but not limited to property, security, internet and telecommunications, and cleaning; main point of contact for property management
• Keep up to date office inventories including individual on site rooms and inventory of remote employee workspace equipment; conduct/oversee annual inventory
• Respond to and action all employee facility related inquires/requests including space coordination and equipment configurations
• Maintain alarm system and other security measures such as key management
• Create, monitor, adjust, implement detailed work plans for projects and initiatives (e.g. new site set up)
• Supervise and direct workflow of Reception and Development Associate.
• Ensure maintenance and effective performance of office equipment, including phones, postage machine, Xerox work centers and printers
• Ensure that the office space is neat and always maintained, including organizing and overseeing clean up days as needed
• Act as back up receptionist when required.

Board and Committee Coordination

• Provide Board governance support and act as the organization’s main communicator for all Board of Directors and Committee members
• Schedule and coordinate all Board of Directors and Committee meetings
• Update Board and Committee trackers and comply with reporting requirements for Ontario Corporations
• Collect and securely file all relevant documents for Board and Committee governance
• Prepare meeting minutes and packages for all Board of Directors’ meetings and compile and disseminate all meeting packages for Committees
• Serve as resource for the HR & Governance committee, including minute taking and administrative support as needed

Human Resources Support

• Complete identified onboarding and off-boarding tasks
• Develop and maintain Standard Operating Procedures manual for the office
• Maintain and coordinate updates of organizational policy manual, Employee Handbook and other support documentation
• Facilitate general orientation and welcome of new staff
• Develop job postings and support hiring managers with interview scheduling
• Maintain and coordinate employee HR files and standard documentation including but not limited to contracts, RTW letters, proof of employment forms
• Support the finance department with timesheet tracking and timesheets
• Maintain digital files, standard documentation, and trackers
• Prepare and send announcements and communications to staff
• Other duties as required

QUALIFICATIONS AND EXPERIENCE

• Post-Secondary Education; in Office Administration preferred
• 3-5 years’ experience in Office Administration
• 2-3 years experience coordinating and/or assisting organizational projects
• 2-3 years experience with operations and maintenance of a standard office environment, particularly in liaising with IT vendors
• Experience working with a diverse team in a remote virtual work environment
• Understanding of customer service principles and practices
• Understanding of a not-for-profit environment
• Analytical and problem-solving skills; confidence in decision making
• Excellent Computer skills (including Microsoft Office suite)
• High attention to detail
• Exemplary time management skills; proven ability to multitask and prioritize tasks
• Excellent communication (written and verbal), interpersonal and organizational skills
• Demonstrated good judgement and high integrity
• Bilingualism in both official languages is required

Candidates must:

• Live within/close to Ottawa-Renfrew County. Remote work is not permitted though the organization does provide a flexible hybrid working arrangement, working from home and
  from our Ottawa location.
• Possess a valid driver’s license and reliable access to a motor vehicle as some local travel will be required.

The Dementia Society of Ottawa and Renfrew County is committed to the values of diversity, equity and inclusion. We strongly encourage applications from women, Indigenous Peoples, racialized people, 2SLGBTQI+ people, people living with disabilities, and other equity seeking groups. If you identify as a member of an equity seeking group, you may choose to identify as such in your application.

Please send your resume and cover letter to info@dsorc.org by Monday August 19th at 4pm EST. We thank all applicants for their interest; however, only those candidates selected for interviews will be contacted.

POSITION : Coordinateur Logistique Bilingue
STATUT : Temps Plein – Contrat (28 avril 2025)
ÉCHELLE SALARIALE : 52 015 $ – 64 499 $
ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL : Hybride
SUPÉRIEUR HIÉRARCHIQUE : Directeur des Opérations

La Société de la Démence d’Ottawa et du Comté de Renfrew (SDOCR) est une organisation caritative à but non lucratif fondée en 1980. La SDOCR aide les personnes d’Ottawa et du Comté de Renfrew touchées par la démence en fournissant des conseils et du soutien, des programmes sociaux, l’engagement des pairs, de l’éducation, des informations et des ressources. Nous servons plus de 20 000 personnes chaque année dans la zone géographique de la ville d’Ottawa et du Comté de Renfrew.

SOMMAIRE DU POSTE
Relevant directement du Directeur des Opérations et travaillant en tandem avec d’autres membres de l’équipe, vous aurez le privilège de soutenir et de collaborer avec une équipe soudée et passionnée qui s’efforce continuellement de donner le meilleur d’elle-même – les personnes de la communauté affectées par la démence sont au cœur de ce que nous faisons. Vous serez responsable de maintenir et de coordonner un environnement de bureau efficace et efficient dans un cadre hybride pour de nombreux intervenants internes et externes. C’est une occasion de mettre en avant vos compétences organisationnelles et de coordination alors que nous nous préparons à entrer dans un nouvel environnement de travail hybride permanent. Ce poste jouera un rôle clé dans le soutien et l’influence de cette transition, depuis le déploiement de nouvelles procédures opérationnelles standard, jusqu’à la mise en place de l’espace physique, en passant par la coordination des fournisseurs.

ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL
Ce poste fonctionne selon un modèle hybride qui inclut à la fois le travail à distance et le travail au bureau. Les heures de travail sont de 8h30 à 16h00, avec 30 minutes pour le déjeuner, sauf accord contraire avec votre superviseur.

RESPONSABILITÉS
En travaillant en étroite collaboration avec le Directeur des Opérations et l’Officier de Projet et de Confidentialité, le Coordinateur Logistique est responsable de :

Gestion des installations

• Assurer la liaison avec et coordonner les fournisseurs, y compris mais sans s’y limiter, la sécurité, l’internet et les télécommunications, et le nettoyage.
• Être le principal point de contact pour la gestion immobilière.
• Tenir à jour les inventaires du bureau, y compris les salles individuelles sur site et l’inventaire des équipements de l’espace de travail des employés à distance.
• Répondre à et traiter toutes les demandes de renseignements/suggestions liées aux installations, y compris la coordination de l’espace et la configuration des équipements.
• Maintenir le système d’alarme et autres mesures de sécurité telles que la gestion des clés.
• Créer, surveiller, ajuster et mettre en œuvre des plans de travail détaillés pour les projets et initiatives (par exemple, la mise en place de nouveaux sites).
• Superviser et diriger le flux de travail du Réceptionniste et de l’Associé au Développement.

Coordonner et soutenir l’environnement de travail quotidien :

• Assurer la maintenance et la performance efficace des équipements de bureau, y compris les téléphones, la machine à affranchir, les centres de travail Xerox et les imprimantes.
• Veiller à ce que l’espace de bureau soit toujours propre et bien entretenu, y compris organiser et superviser les journées de nettoyage au besoin.
• Coordonner l’inventaire du bureau, y compris le rapport annuel d’inventaire.

Coordination des conseils d’administration et des comités :

• Fournir un soutien à la gouvernance du conseil d’administration et agir en tant que principal communicateur de l’organisation pour tous les membres du conseil d’administration et des comités.
• Planifier et coordonner toutes les réunions du conseil d’administration et des comités.
• Mettre à jour les suivis du conseil d’administration et des comités et se conformer aux exigences de rapport pour les corporations de l’Ontario.
• Collecter et archiver en toute sécurité tous les documents pertinents pour la gouvernance du conseil d’administration et des comités.
• Préparer les procès-verbaux et les dossiers pour toutes les réunions du conseil d’administration et compiler et diffuser tous les dossiers de réunion pour les comités.
• Servir de ressource pour le comité des RH et de la gouvernance, y compris la prise de procès-verbaux et le soutien administratif au besoin.

Fournir un soutien RH :

• Effectuer les tâches d’intégration et de départ identifiées.
• Développer et maintenir le manuel des procédures opérationnelles standard pour le bureau.
• Maintenir et coordonner les mises à jour du manuel des politiques organisationnelles, du manuel de l’employé et d’autres documents de soutien.
• Faciliter l’orientation générale et l’accueil des nouveaux employés.
• Développer les annonces de postes et soutenir les gestionnaires d’embauche dans la planification des entretiens.
• Maintenir et coordonner les dossiers RH des employés et la documentation standard, y compris mais sans s’y limiter, les contrats, les lettres de retour au travail, les formulaires de preuve d’emploi.
• Soutenir le département des finances avec le suivi des feuilles de temps.
• Maintenir les fichiers numériques, la documentation standard et les suivis.
• Préparer et envoyer des annonces et des communications au personnel.
• Autres tâches requises.

QUALIFICATIONS ET EXPÉRIENCE :

• Éducation postsecondaire ; de préférence en administration de bureau.
• 3 à 5 ans d’expérience en administration de bureau.
• 2 à 3 ans d’expérience dans la coordination et/ou l’assistance de projets organisationnels.
• 2 à 3 ans d’expérience dans les opérations et la maintenance d’un environnement de bureau standard, en particulier dans la liaison avec les fournisseurs informatiques.
• Expérience de travail avec une équipe diversifiée dans un environnement de travail virtuel à distance.
• Compréhension des principes et pratiques du service à la clientèle.
• Compréhension d’un environnement à but non lucratif.
• Compétences analytiques et de résolution de problèmes ; confiance dans la prise de décision.
• Excellentes compétences informatiques (y compris la suite Microsoft Office).
• Grande attention aux détails.
• Compétences exemplaires en gestion du temps ; capacité avérée à effectuer plusieurs tâches à la fois et à établir des priorités.
• Excellentes compétences en communication (écrite et verbale), interpersonnelles et organisationnelles.
• Bon jugement démontré et haute intégrité.
• Bilinguisme dans les deux langues officielles requis.

Les candidats doivent :

• Résider à Ottawa ou à proximité du Comté de Renfrew. Le travail à distance n’est pas autorisé bien que l’organisation offre un arrangement de travail hybride flexible, travaillant  depuis chez soi et depuis notre emplacement à Ottawa.
• Posséder un permis de conduire valide et un accès fiable à un véhicule motorisé car certains déplacements locaux seront nécessaires.

La Société de la Démence d’Ottawa et du Comté de Renfrew est engagée envers les valeurs de diversité, d’équité et d’inclusion. Nous encourageons fortement les candidatures de femmes, de peuples autochtones, de personnes racialisées, de personnes 2SLGBTQI+, de personnes vivant avec des handicaps et d’autres groupes en quête d’équité. Si vous vous identifiez comme  embre d’un groupe en quête d’équité, vous pouvez choisir de vous identifier comme tel dans votre candidature.

Veuillez envoyer votre CV et votre lettre de motivation à info@dsorc.org avant le lundi 19 août à 16h HNE. Nous remercions tous les candidats pour leur intérêt ; cependant, seuls les  candidats sélectionnés pour les entretiens seront contactés.