POSTE : Adjoint administratif/ adjointe administrative bilingue
STATUT : Temps plein, CDI
SUPÉRIEUR IMMÉDIAT : Directrice des opérations et de la protection de la vie privée
ÉCHELLE SALARIALE : 45 000 $ à 55 140 $
La societé de la démence d'Ottawa et du comté de Renfrew (SDOCR) est un organisme de bienfaisance sans but lucratif fondé en 1980. Le SDOCRC aide les personnes d'Ottawa et du comté de Renfrew touchées par la démence en leur offrant des conseils et du soutien, des programmes sociaux, l'engagement des pairs, de l'éducation, de l'information et des ressources. Nous desservons plus de 20 000 personnes chaque année dans la région géographique de la ville d'Ottawa et du comté de Renfrew.
RÉSUMÉ DES FONCTIONS
L’adjoint administratif/adjointe administrative joue un rôle clé dans le soutien des activités quotidiennes de la Société de la démence. Il s’agit d’un poste de première ligne, sur place. Le ou la titulaire est responsable d’un éventail de tâches administratives, techniques et de gestion des installations afin d’assurer le bon fonctionnement opérationnel de l’organisme. Le ou la titulaire doit assurer la tenue des systèmes de bureau, coordonner les processus administratifs, traiter les problèmes de soutien technique ainsi qu’aider à répondre aux besoins de l’organisme en matière de ressources humaines et de gouvernance. Vous serez le premier point de contact pour les appelants, les visiteurs et les fournisseurs externes
L'ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL
Le lieu de travail est le bureau central de la Société de la démence à Ottawa (2327, boulevard St. Laurent, bureau 500). L’horaire de travail est de 8 h 30 à 16 h, du lundi au vendredi, avec une pause de 30 minutes pour dîner.
RESPONSABILITÉS
Soutien administratif (temps plein, sur place) :
- Accueillez courtoisement tous les visiteurs qui se présentent en personne et aidez-les si nécessaire.
- Répondre à tous les appels téléphoniques entrants et les diriger de manière appropriée, et enregistrer les détails de l'appel dans le journal téléphonique du DSORC.
- Maintenir et mettre à jour l'inventaire du bureau, y compris les fournitures et le matériel du bureau de télétravail.
- Produire et stocker des rapports Xerox pour les opérations.
- Organiser et entretenir les espaces communs du bureau (réception, salle des stocks, cuisine).
- Gérer la messagerie vocale, vérifier les messages et y répondre si nécessaire.
- Tenir à jour les dossiers des employés, y compris les contacts en cas d'urgence et l'organigramme.
- Fournir une assistance pour les problèmes techniques quotidiens et le dépannage, en collaboration avec le coordinateur des opérations.
- Assurer la liaison avec notre fournisseur de services informatiques pour l'assistance technique et participer au déploiement des logiciels.
- Mettre à jour et entretenir le tableau de bord interne du DSORC.
- Mettre régulièrement à jour la liste des utilisateurs du panneau d'alarme de sécurité afin d'en garantir l'exactitude et assurer la liaison avec la société de télésurveillance si nécessaire pour la maintenance ou la gestion des incidents.
Assistance technique - Accueillir tous les clients en personne avec courtoisie et les aider si nécessaire.
- Mettre à jour et entretenir les présentoirs dans les espaces communs en y plaçant des supports de communication, des fiches d'information et/ou des ressources
- Recevoir et traiter les ressources du programme
Gestion des installations et des bureaux :
- Superviser le système de réservation des salles de bureau et veiller à ce que tout soit prêt pour les réunions.
- Coordonner les services de bureau et gérer les relations avec les vendeurs et les prestataires de services.
- Assurer la liaison avec le propriétaire et coordonner les services liés aux installations, le cas échéant.
- Communiquer, toutes les deux semaines, avec l’équipe du centre Perley Health pour confirmer qu’aucun courrier n’a été reçu à notre ancienne adresse et pour planifier un ramassage ou une distribution du courriel le cas échéant.
Ressources humaines et soutien à la gouvernance :
- Assister dans les tâches liées aux ressources humaines, telles que la mise à jour des dossiers et des manuels des employés, l'aide à l'intégration et à la désinsertion et l'aide à la publication des offres d'emploi.
- Maintenir et mettre à jour l'organigramme.
- Fournir un soutien administratif pour les réunions du conseil d'administration, y compris la préparation des documents de réunion.
Soutien technique et coordination :
- Assurer la liaison quotidienne avec l'assistance technique et contribuer au dépannage.
- Soutenir les déploiements de logiciels et fournir une formation technique au personnel si nécessaire.
- Contribuer à la maintenance et à la mise à jour des systèmes de données et de rapports internes.
QUALIFICATIONS ET EXPÉRIENCE
- Un minimum de 1 à 2 ans dans une fonction administrative similaire, avec une expérience de la réception ou de la gestion d'un bureau.
- Le bilinguisme (lire, écrire, parler et comprendre l'anglais et le français) est essentiel.
- Forte orientation vers le service à la clientèle et excellentes compétences en matière de communication.
- Solides compétences en matière d'organisation et de gestion du temps, avec la capacité de gérer plusieurs tâches simultanément.
- Connaissance des technologies, expérience en matière de dépannage de base et de liaison avec les fournisseurs de services informatiques.
- Maîtrise de la suite Microsoft Office ; une expérience des systèmes de gestion de la relation client ou de base de données est un atout.
- Une expérience dans le domaine des ressources humaines, du soutien à la gouvernance ou de la gestion des installations est un atout.
DATE LIMITE DE CANDIDATURE :
Nous sommes impatients de découvrir comment vous répondez aux critères du poste décrits et comment vous pourriez
contribuer à notre association caritative locale. Veuillez envoyer votre lettre de motivation et votre CV par e-mail à
info@dsorc.org en indiquant « Assistant administratif » dans l'objet, avant le vendredi 5 juin à
16 h (heure de la côte Est). Nous remercions tous les candidats pour leur intérêt, mais seuls ceux sélectionnés pour un
entretien seront contactés